İşletmeler değişen çevre şartlarına hızla uyum sağlamak zorundalar. Bu da esnek organizasyon yapısını ve esnek planlamayı gerekli kılıyor. Organizasyonda tüm birimlerin hedefi verimliliğin arttırılması.

Verimlilik, en basitiyle, birim girdi başına üretilen çıktı olarak tanımlanmaktadır.

Ölçülmesi ise üretim planlama ve bu planlardan elde edilen sonuçların değerlendirilmesi ile mümkün. Japon Verimlilik Merkezi,”Doğru olan işleri, doğru biçimde ve ekonomik bir çalışma ile gerçekleşmeyi hedefleyen akılcı bir yaşam biçimi.” tanımıyla verimlilik kavramına felsefi olarak yaklaşmaktadır.

Büyüme ve gelişme çabaları sonucu giderek karmaşıklaşan bilgi akışlarının yönetimi, rekabetin zorlamaları, teknolojinin giderek sınırlarına dayanması iş dünyasını zorunlu olarak farklı çözüm arayışlarına yöneltmiştir. Üretim için ihtiyaç duyulan girdileri ve bunlardan elde edilen ürünlerini ölçmeyen ya da ölçemeyen işletmelerde üretim verimliliği hesaplarından söz edemeyiz.

Bu nedenledir ki şu söz çok yerindedir: “ Ölçmediğinizi iyileştiremezsiniz. Ölçmek bilmek, bilmek yönetmektir.”

Her işletme maliyetlerini düşürmek, piyasalarda tutunmak, rekabet şansını elinde bulundurmak ister. Bunun sadece hammadde-malzeme yada işçilik gibi girdileri ucuz elde etmekle veya daha ucuz makina kullanmakla olmayacağını vurgulamak istiyorum. Maliyetlerde ucuzlatmanın verimlilikten geçtiğini ve maliyet analizlerinin yapılması ile hangi süreçlerin iyileştirilmesinin gerekeceğine sağlıklı karar verilebileceğinden söz ediyorum.

İç içe girmiş “Verim” ile “Maliyet” kavramlarının birinde yapılan iyileştirme diğerini de iyileştirmektedir. Her iki kavram da girdiler ve çıktılara yani üretilen ürünlere ve bu üretim için harcanan işçilik, makina, enerji, zaman,sermaye gibi parametrelere bağımlıdır. Hepimiz biliyoruz ki zaman herkes için aynıdır, ölçülmesi kolaydır ve kıyaslamada en uygun ve en yaygın ölçü kriteridir.

Eğer bir işletme, birim işçi yada makinesaat’teki üretimini hesaplar, bunu sektör değeri, yada kendi verileri ile kıyaslama yapıyorsa burada verimlilik analizleri yapılıyor demektir. Burada finansal değerlerden cok birim zamandaki çıktıların miktarları enflasyondan arındırılmış değerlerdir. İşgünü yada çalışma saati farklılıklarından gelecek miktar farklılıkları elimine edilmiş ve birim zamana indirgenmiş değerlerin kıyaslaması yapılmaktadır.

Verimliliği artırma ve maliyetleri düşürme çabaları, yönetici liderlerinin standardını yükseltmek ve bazı esasları saptamak bakımından önemlidir.

Verimlilik Analizleri ve Performans Değerlendirmesi, işletmelerin ayrıştırılmış maliyetlerini bilmelerini de gerekli kılıyor. Çünkü yapılan ölçme ve analizlerin, yöneticiye olduğu kadar kuruma yansıyan sonuçları da olacaktır.

Verimlilik Analizleri :

Analiz, ayrıştırmak paçaları tek tek incelemek olduğuna göre;

Verimlilik Analizleri ile üretim planlama raporları gibi nesnel ölçümlerden elde edilecek sonuçların karsılaştırması ve değerlendirilmesi, bir anlamda ürünün maliyetini oluşturan hammadde, malzeme, direkt-endirekt işçilikler, enerji gibi girdilerin paylarının ayrı ayrı hesaplanmasıdır. Buradan hangi giderlerin iyileştirilebileceği daha kolay görülür ve iyileştirme çabalarının sonuçlarının izlenebilirliğine imkan verir. Verimlilik ölçümlerinden sonra ayrıştırılmış maliyetlerin hesaplanması da son derece kolay ve sağlıklı olabilmektedir.

Verimlilik ölçümleri üçe ayrılıyor.

1-Kısmi verimlilik ,

2-Çok öğeli verimlilik,

3-Toplam verimlilik

Bunlardan en yaygın olanı kısmi verimlilik hesaplamasıdır.

1-Kısmi verimlilik: Üretilen çıktının, girdilerden sadece birine oranlanması ile bulunur. Şöyle ki; işletme, üretimini sadece işçilik saatine böler ve birim işçisaatinde üretilen çıktı bulunursa burada sadece işçilik verimi hesaplandığından kısmi verimlilik adını alır. Makina verimi, enerji verimi, hammadde yada malzeme verimi hesaplamaya dahil edilmediğinden ve tek bir girdiye göre hesaplandığından kısmi verimlilik olarak tanımlanmaktadır.

İşletmenin ürettiği ürün için harcadığı işçi saatini, makinesaatini, kw saati hesaplamak ve ürettiği ürünü de ölçmekle bu girdiler için kısmi verimliliğin ayrı ayrı hesaplanması artık lise matematiğinden ibaret, kolay bir işlem olduğu söylenebilir. Gerek şart, bu girdileri kontrol ve kayıt altına almak ve ölçmek.

Bir işçi saatindeki üretim, bir makina saatteki üretim yada bir kw saatteki üretilen miktarlarının hesaplanması ve bunların sektörde kabul görmüş değerlerle karşılaştırması yönetim için önemli verilerdir. Sektör değeri yoksa, işletmenin kendi değerleri ile karşılaştırmak, işletmenin kendisini kendi verileri ile kıyaslaması demektir. Zaten verimliliğin başka bir tanımı da “ Bir işletmenin ne kadar iyi olduğunun genel ölçüsüdür” şeklinde yapılmaktadır. İşletmenin verimini kendi içinde karşılaştırmak kendisini sürekli kontrol etmek “ne kadar iyi” olduğunu görmek demektir.

2-Çok Öğeli Verimlilik : Çıktıların birden fazla girdi toplamına bölünmesi ile bulunan verimlilik hesabıdır ancak bu yöntem pek kullanılmamaktadır.

3-Toplam Verimlilik : Toplam çıktının girdilerin toplamına bölünmesi ile hesaplanan verimdir.

Bu hesaplamanın tüm işletmeler için kendi durumunu bilmesi adına gerekli olduğu söylenebilir, ancak kullanılması fazla yaygın değildir. Nedeni bu hesaplamaların güçlüğünden ve bilinmemesinden kaynaklanmaktadır. Bu konudaki güçlüklerin başında; çıktılardaki çeşitlilik ve farklılıkları olan işletmelerde ürünleri ortak ölçü altında toplamanın biraz hesaplamayı gerektirdiği ve zorlarına gittiğidir.

İkinci neden bu hesaplamanın sağlayacağı yararın farkında olmamaları ve bunun için herhangi harcamaya katlanmak istememeleridir.

Verimlilik analizi ve hesaplamasından amaç: iyileştirme çabalarının nerelerde yapılacağı yada hangi aktivitelerin iyileştirilmesi ile verimliliğin artacağını saptamak içindir.

İşletme yöneticileri maliyetlerini ayrıntılı olarak hesaplar ve bunları aylık olarak izlerse maliyetlerindeki değişimlerin nedenlerini de kolayca saptayabilirler. Buradan giderek hangi girdilerde iyileştirme yapabileceklerini de kolayca görebilirler.

KOBİ’lerde aldığım geri bildirimlerden, İşçi yada makine verimi gibi kısmi verimliliklerini hesapladıkları ancak Aylık işetme verimi ya da ortalama verimin hesaplamanın yaygın olmadığı yönündedir.

Ürün çeşitleri fazla ve bunları miktar olarak toplamakta güçlükleri olan işletmeler toplam verimlerini hesaplamakta doğal olarak güçlük yaşayacaktır. Zira elmalarla armutları toplamak gibi bir hataya düşmemek için bu farklı çıktıları tek cinse indirgeme yöntemlerini , eşdeğer ürün, ortak ölçü gibi kavramları kullanarak dönüşümü sağlamak gerekmektedir.

İşletmelerin “Kurumsal Performanslarını” belirleyen “Toplam verimliliğin” Ürün çeşitleri fazla da olsa üretimlerini tek cins altında toplayabilecek yöntemleri kullanması halinde “ortak ölçü” saptaması durumunda, işletmelerinin toplam verimini hesaplaması pek de zor değildir.

Bu sayede her ay işletmesinin aylık ortalama verimini, yani kurumsal Performansını bilen bir işveren yada yönetici önlem alır ve hedef belirler. Bu da önemli bir avantaj sayılır.

Üretim Kaynakları Yönetimi

İşletmelerin yapısına göre üretimi ve bunu ilgilendiren girdileri kontrol altına alacak ve sistemli takip edecek Üretim Planlama, işletmenin hemen hemen tüm departmanları ile yakın ilişkili ve bilgi alışverişinde bulunmayı zorunlu kılar. Planlama tekniklerinin öğrenilmesi ve başarı ile uygulanması, mühendislik , matematik, istatistik, işletmecilik ve yöneticilik bilgilerinin kazanılan tecrübelerin ışığında dikkatli bir sentezi ile gerçekleşebilir.

Siparişe dayalı üretim yapan işletmelerde planlama, standart ya da stoğa üretime göre daha zor ve önemlidir. Malzeme İhtiyaçlarının Planlanması (MRP) – Üretim Kaynaklarının Planlaması( MRP II) Sıfır stok ya da minimum stok ile Tam Zamanında Üretim (JIT) ve Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) yöntemlerinin herbiri işletmelerin verimliliğnii artırmaya yönelik bulunan çözümlerdir.

Teknoloji boyutundaki otomasyon çalışmalarının üretim tezgahlarından masaüstü ofis otomasyonuna kadar her alana girmesi yönetim boyutunda yeni stratejiler, kalite ve verimlilik çalışmalarını hızlandırmış çözüm arayışlarına çok daha geniş boyutlar getirmiştir.

Kalite yönetimi, lojistik yönetimi, finans yönetimi, maliyet yönetimi, proje yönetimi insan kaynakları yönetimi bilgi yönetimi vb. birbirinden çok farklı disiplinlerden aynı anda yararlanmayı hedefleyen yöntemlerin temsilcisi olarak gündemde yerlerini almışlardır.