Kurumsal Kaynak Planlaması

KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI (KKP)

(Enterprise Resource Planning-ERP)

 

   İŞLETME KAYNAKLARI PLANLAMASI

             Günümüz işletmelerinin benimsediği modern pazarlama anlayışı müşteri isteklerinin tatmini prensibini felsefe edinmiştir. Son yüzyıl içindeki gelişmeler doğrultusunda artık; kalite, müşterinin tam olarak tatmini ve güvenilirlik, kar elde etme ile aynı önem derecesinde firmaların politikalarında yer almaktadır. ERP de bu çerçevede sanayinin ve pazarın geçirmiş olduğu bu değişime paralel olarak malzeme yönetiminin geçirdiği evrimler sonucu ulaştığı noktadır.

Üretim planlama ve kontrol işlemlerinde ve tüm firma faaliyetlerinde etkin çözümler sağlayan MRP II sistemi 1980'li yıllardan bu yana gerçekleştirilen pek çok uygulamada başarıyla sonuçlanırken başarısızlık ile sonuçlanan uygulamalarda olmuştur. Bu yetersizlikler sonucu ERP ortaya çıkmıştır.

              ERP, üretim, finans, dağıtım ve diğer iş fonksiyonlarını dengeli biçimde biraraya toplayan bir dizi uygulama yazılım sistemidir. Müşteri talebi sürekli nitelik ve nicelik olarak değişmekte ve bu değişimin tahmin edilmesi çok zor olmaktadır. Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere hem de üretim ve dağıtım kaynaklarının kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek faaliyetlerin değişimine duyarlı hale getirilmesi ancak ERP yaklaşımı ile mümkün olmaktadır.

                  ERP değişik coğrafi bölgelerdeki iş faaliyetlerinin küresel veri entegrasyonu ve dağınık veri tabanı sistemi çerçevesinde planlamasını ve koordine edilmesini öngören bir planlama sistemidir. Diğer bir özelliği işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin kaynaklarının eş güdümlü olarak planlanmasıdır. ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazındaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştirilen bir sistemdir. Amaç fabrika bazında ademi merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken, fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlamaktır.

                 ERP imalat işletmeleri için işletme uygulamalarının bir kümesini içermektedir. Bu uygulama kümesi iş fonksiyonlarını dengelemek ve dünya kalitesini yakalamak isteyen işletmeler için çok önemli olmaktadır. ERP küresel bilgi entegrasyonunu gerçekleştiren bütünsel bir yazılım stratejisidir. Sonuç olarak ERP, işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim ve kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde planlaması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım sistemidir. Söz konusu planlama, koordinasyon ve kontroldeki temel ilke MRP II ile aynıdır.

 

ERP'nin Modüler Özellikleri

Modüler olarak ERP'nin MRP II'den çok fazla farkı yoktur. MRP II'ye ek olarak bazı muhasebe modülleri ve insan kaynaklarıyla ilgili modüller uygulamaya konulmuştur. Lojistik ile ilgili modüller ise yenilenerek geliştirilmiştir. Muhasebe sistemi, verilerin kaydı ve saklanmasının yanı sıra, yönetim kademelerinin muhasebe bilgilerini kullanarak planlama ve kontrol yapmalarına olanak verir.

Lojistik sistemi envanter kontrolden dağıtıma tüm fonksiyonları içine almakta ve etkin bir bilgi akışını ve müşteri ihtiyaçlarına tam olarak cevap vermeyi gerektirmektedir. Ana üretim çizelgeleme, ürün ağaçları, malzeme ihtiyaç planlama, kapasite ihtiyaç planlama,kaba kapasite planlama, satış, bakım/onarım ve kalite yönetimine yönelik entegre uygulama programlarını içermektedir. Daha çok MRP II'deki ana modüller geliştirilmiştir.

ERP sistemleri İnsan kaynaklarına da yer vermektedir. Kariyer planlama ve organizasyonel yedekleme sayesinde kariyer planları oluşturulmakta ve bu plana uygun olarak eğitim programları çıkarılmaktadır.

 

Tipik bir ERP sistemi;

 

·         Muhasebe uygulamalarını,

·         Ürün ve malzeme yönetimini,

·         Kalite yönetimini,

·         Satış ve dağıtımı,

·         İnsan kaynakları yönetimini,

·         Proje yönetimini, destekler.

  

ERP’nin en önemli karakteristiği; ERP  desteğindeki uygulamaların tümleştirilebilmeleridir. Bu nedenle, ERP kullanan servisler, merkezi veri tabanında depolanmış verileri birlikte kullanırlar. Çoğu durumda şirketlerin alt bölümleri çeşitli coğrafyasal bölgelere dağılmış bulunmaktadır ve buralarda ERP paketlerinin çeşitli sürümleri çalışabilmektedir. Böyle bir durumda ERP sistemi, farklı bölgelerdeki farklı sunucularda çalışan ve bunun sonucu çoklu veri tabanlarında bulunan verilerin, çoklanması ve zaman uyumlu hale getirilmesi ile oluşan, veri gruplarını kullanmaktadır. Bu durum ise sistem başarımını arttırır. Şirketler bu tümleştirmeden büyük yarar sağlarlar, zira ERP, ilgili her türlü işlem ile bağlantı kurabilmektedir.

 

ÖRNEK:

Perakende satış yapan ve ERP kullanan bir şirketi ele alalım. Bu şirket bir müşterisinden gömlek siparişi almaktadır. Sipariş giriş uygulaması ERP’nin bir parçasıdır. Şirket sipariş edilen bu gömleğin stoklarda var olup olmadığını belirlemek üzere stok verilerine ulaşması gerekmektedir. Malzemenin stoklarda var olduğu belirlenince, sipariş girilecektir. Siparişin girişi ile birlikte üç işlem anında gerçekleşecektir. Birincisi, gömleklerin satış değeri şirketin muhasebe kayıtlarına işlenir. İkincisi, satılan gömlekler hemen stoklardan düşülür. Üçüncüsü, gömleğin müşteriye iletilmesi için gerekli yere direktif verilir ve  gömleklerim müşterinin eline ulaşması sağlanır.

  

Şirketler Niçin ERP Kullanırlar?

 

ERP kullanmayan şirketler, iş uygulamalarını kağıda dayalı sistemler ile, dağınık, birbirleri ile bağlantılı olmayan yazılımları birleştirerek, yürütmeye çalışırlar. Bunun sonucu olarak, ellerinde hiçbir zaman genel bilgiler olmadığından yönetimde çok büyük sıkıntıya uğrarlar. Gerekli ve önemli bilgileri elde edebilmek için büyük çaba ve zaman harcamak zorunda kalırlar.

İşte ERP sistemleri bu farklı uygulama ve işlemleri bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır. Bugün büyük ERP pazarlayıcı firmalar, yukarda açıkladığımız tipte uygulama yapan kuruluşlara ERP pazarlayarak milyonlarca dolar gelir elde etmektedirler.

1988 yılında Deloitte & Touch Consulting firmasınca yapılan bir araştırmaya göre; kuruluşları ERP geçişe zorlayan iki önemli etken bulunmaktadır;

 

 

1          Teknolojik nedenler;

 

·                     Dağınık sistemlerin tekrar yerleştirilmesi,

·                     Bilginin kalitesini ve görünürlüğünü arttırılması,

·                     Ticari işlemlerin ve sistemlerin tümleştirilmesi,

·                     Edinilmiş iş bilgilerinin var olan teknoloji alt yapısı için tümleştirilmesini basite indirgemek,

·                     Eski ve modası geçmiş sistemleri değiştirmek,

·                     İş hayatında büyümeyi sağlayacak genişleyebilir sistemleri elde etmek.

 

2        İşlevsel nedenler

 

·                     İş başarımını arttırmak,

·                     Giderleri düşürmek,

·                     Müşteri memnuniyetini arttırmak, etken olmayan ve karmaşık bütün işleri basitleştirmek,

·                     Yeni iş stratejilerini geliştirme olanağına kavuşmak,

·                     Küresel bir iş yaşamına uyum sağlamak.

 

MRP II ve ERP'nin Karşılaştırılması

            İşletme Kaynakları Planlaması kökleri 1960' lı yılların öncesinde kullanılan Malzeme Listesi(Bill of Material-BOM) kavramına dayanmaktadır. 1960' lı yıllarda MRP, 1970 yıllarda Kapalı Çevrimli Malzeme İhtiyaç Planlama(Closed-Loop MRP), 1980'li yıllarda MRP II ve DRP, 1990'lı yıllarda ise ERP sistemleri geliştirilmiştir. ERP tüm adı geçen sistemleri kapsayan bir sistemdir. MRP II esas itibariyle bir itme sistemidir. Ekonomik kapasite kullanımını elde edebilmek için müşteri siparişlerinin yanı sıra talep tahminin sonuçlarını da dikkate almaktadır.

 

           ERP ve MRP II arasındaki temel fark MRP II'nin tek bir fabrikaya, ERP'nin daha ziyade birden çok fabrika ve tesisin entegrasyonuna yönelik olmasıdır.     MRP II üretim sürecinde ve çeşitli yönetim kademelerinde bulunan her çalışanı bir donanım/yazılım sistemi ile birbiriyle doğru ve zamanında iletişim kurabilir hale getirmektedir.  ERP hiçbir zaman MRP II'nin yerine geçen bir sistem değildir.  MRP II'nin daha geliştirilmiş halidir.

 

         Dolayısıyla MRP II'de başarılı olmuş işletmelerde ERP etkin sonuçlar vermektedir. MRP II'deki modüler yapı ERP içinde sözkonusu olmaktadır. ERP daha önce belirtildiği gibi çok tesisle bir toplu yönetim(Corporate Management) için uygun bir yaklaşım olmaktadır. Tesis yöneticilerinin kendi birimlerinde etkin kararlar verebilmesi için tüm topluluğu ilgilendiren temel bilgilere ihtiyaçları vardır. ERP bu bilgileri sağlamaktadır.